Welke stukken moet ik als ondernemer aanleveren?
Op deze pagina geven we uitleg op welke wijze je je stukken met betrekking tot je onderneming moet aantonen. We adviseren je om deze uitleg goed te lezen, zodat we direct beschikken over de juiste documenten, die voldoen aan de eisen van de geldverstrekkers. Dit voorkomt vertraging in het verdere proces.
(actueel per 05-2024)
De stukken die je moet aanleveren zijn afhankelijk van je situatie. De verschillen zitten in:
- Het soort onderneming
- De periode dat de onderneming bestaat
- De ontwikkelingen binnen de onderneming
- De invloed die de Corona-tijd heeft gehad op de resultaten van de onderneming
- Het beleid van de geldverstrekker waarbij een aanvraag wordt gedaan
Daarnaast kunnen er situaties zijn waarbij er door geldverstrekkers aanvullende stukken worden opgevraagd. Denk bijvoorbeeld aan aanvullende informatie over de invloed van het Corona-tijdperk op de resultaten van je onderneming.
Hoe moet je deze uitleg lezen?
De inhoud op deze pagina moet van boven naar onder worden gelezen. Kijk goed welke situatie op jou en jouw onderneming van toepassing is!
Wat doen wij voor je?
- Wij halen voor ondernemers die wij adviseren een recente uittreksel van de Kamer van Koophandel op. Dit doen wij voor iedere onderneming.
- Wij geven duidelijke uitleg over welke documenten in welke situaties er moeten worden aangeleverd op deze site.
- Wij geven meer uitleg aan je als je dat nodig hebt.
Wat verwachten we van jou?
- Lees alle informatie die wij verstrekken goed
- Verzamel alle documenten die je moet aanleveren op je computer
- Bied alle documenten aan ons aan als de complete set compleet is. We bespreken de wijze waarop je dit kunt doen.
- Geef ons tijdig ontwikkelingen door die van invloed kunnen zijn op je hypotheekaanvraag
Algemene tips
- Tenzij expliciet anders vermeld moeten alle stukken die aangeleverd worden definitief zijn. Er mag dus geen concept op staan.
- Documenten van de Belastingdienst hebben vrijwel altijd ook relevante informatie op de achterkant staan. Deze hebben wij ook nodig
- Vaak is je boekhouder in staat om snel een goede en complete set aan te leveren. Ook is je boekhouder bekend met de omschrijvingen van de door ons gevraagde informatie. Dit voorkomt dat er onjuiste of onvolledige informatie wordt aangeleverd.
- Print deze pagina en gebruik deze als checklist om de volledigheid van de aan te leveren set documenten te waarborgen.
- Wanneer je een startend ondernemer bent (< 3 jaar), vragen we ook gegevens op van je inkomen voorafgaande aan je ondernemerschap.
- Ook wanneer een onderneming slapend is of recentelijk gestaakt is moeten er ook hiervan gegevens worden aangeleverd. Zie onder.
- Kijk bij een sterke toename van de winst ook bij het onderdeel aanvullende stukken voor een startend ondernemer.
Deze lijst is geactualiseerd op 01-05-2024. Mogelijk vragen geldverstrekkers aanvullend recentere gegevens op dan die hier zijn beschreven
Basisgegevens, nodig van iedere ondernemer
Zie verderop deze pagina welke aanvullende gegevens je moet aanleveren!
Wanneer je startend ondernemer bent, dan kun je niet van ieder jaar de gegevens aanleveren. Kijk dan verderop bij “startend ondernemer” welke aanvullende stukken er nodig zijn. Je bent startend ondernemer wanneer je nog geen stukken kunt aanleveren over 3 (fiscale) kalenderjaren.
- Definitieve Aangifte Inkomstenbelasting 2023 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Definitieve Aangifte Inkomstenbelasting 2022 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Definitieve Aangifte Inkomstenbelasting 2021 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Aanslag Inkomstenbelasting 2022 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Aanslag Inkomstenbelasting 2021 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Aanslag Inkomstenbelasting 2020 (alle pagina’s, voor en achterkant)
- Definitieve jaarstukken 2023 (balans en verlies- en winstrekening)
- Definitieve jaarstukken 2022 (balans en verlies- en winstrekening)
- Definitieve jaarstukken 2021 (balans en verlies- en winstrekening)
- Kolommenbalans 2024 over eerste kwartaal, gesplitst per maand (inclusief afschrijvingen t/m het tweede kwartaal)
- BTW-aangifte van alle kwartalen van 2024 OF
- Bewijsstuk van geen BTW-aangifteplicht / wel BTW-vrijstelling
- Coronaverklaring (zie onderaan de toelichting en de link naar het document)
Indien van toepassing:
- Contract van financieringsovereenkomst (-en), met zakelijke tenaamstelling
- Contract van leaseovereenkomst (-en), met zakelijke tenaamstelling
- Bewijsstuk van actueel saldo zakelijke financieringsovereenkomst (-en)
- Bewijsstuk van actueel saldo zakelijke leaseovereenkomst (-en)
- Bewijsstuk van betaling zakelijke financieringsovereenkomst (-en)
- Bewijsstuk van betaling zakelijke leaseovereenkomst (-en)
Aanvullende gegevens bij inkomen uit een BV
- Jaaropgave DGA-loon 2023
- Jaaropgave DGA-loon 2022
- Jaaropgave DGA-loon 2021
- Laatste salarisstrook 2023, december, met cumulatieve bedragen
- Laatste salarisstrook 2022, december, met cumulatieve bedragen
- Laatste salarisstrook 2021, december, met cumulatieve bedragen
- Meest recente getekende arbeidsovereenkomst met de BV
- Salarisstrook, vorige maand
- Salarisstrook, 2 maanden geleden
- Bankafschrift met bijschrijving salaris (van 2 maanden!) op privérekening, meest recente betaling
- Bewijsstuk van verstrekte lening van BV aan DGA (indien van toepassing)
Aan te leveren aanvullende gegevens bij meerdere BV’s
Aanvullend op de gegevens die zijn beschreven bij de aan te leveren gegevens bij één BV moet er worden aangeleverd:
- Organogram (waaruit blijkt wat de eigendomsverdeling en de zeggenschap is)
- Door alle eigenaren ondertekende managementovereenkomst
- Van alle deelnemingen: jaarstukken 2023
- Van alle deelnemingen: jaarstukken 2022
- Van alle deelnemingen: jaarstukken 2021
- Definitieve geconsolideerde jaarstukken 2023 (of consolidatiestaat)
- Definitieve geconsolideerde jaarstukken 2022 (of consolidatiestaat)
- Definitieve geconsolideerde jaarstukken 2021 (of consolidatiestaat)
Aan te leveren aanvullende gegevens als er een minderheidsbelang is bij de BV’s
- Door aandeelhouders getekende overeenkomst inzake dividendbeleid of
- Notulen Algemene Aandeelhoudersvergadering
- Verslag aandeelhoudersvergadering 2023 (met o.a. bestemming dividend)
- Verslag aandeelhoudersvergadering 2022 (met o.a. bestemming dividend)
- Verslag aandeelhoudersvergadering 2021 (met o.a. bestemming dividend)
Aan te leveren aanvullende gegevens als er sprake is van een dividendbetaling
- Bewijsstuk (-ken) t.a.v. hoe het dividend is verstrekt aan de aandeelhouders (dividendbestemmingsverklaring)[1]
- Aangifte dividendbelasting en betaalbewijs dividendbelasting
[1] Dit kan een verrekening zijn met een RC-saldo, een overboeking naar een Holding of anderszins
Aan te leveren aanvullende gegevens bij een v.o.f. (vennootschap onder firma) of maatschap
- Door alle vennoten getekende en gedagtekende vennootschapsakte of maatschapsakte (overeenkomst).
- Bewijsstukken waaruit blijkt hoe het winstaandeel wordt vastgesteld en verdeeld tussen de vennoten, zoals een door alle vennoten getekende overeenkomst.
- Indien er recentelijk wijzigingen zijn geweest of gaan komen in de toekomstige winstverdeling: een door alle vennoten getekende wijzigingsovereenkomst
Aan te leveren aanvullende gegevens door een startend ondernemer
Een startend ondernemer is een ondernemer die nog geen definitieve cijfers over 3 boekjaren kan verstrekken. In sommige situaties is het mogelijk om nadat er 1 jaar een onderneming is gedreven toch een hypotheek te kunnen afsluiten. Er wordt dan gekeken naar het inkomen dat eerder werd verdiend in loondienst.
- Jaaropgave (n) loon/uitkeringen 2023 (indien van toepassing)
- Jaaropgave (n) loon/uitkeringen 2022 (indien van toepassing)
- Jaaropgave (n) loon/uitkeringen 2021 (indien van toepassing)
- Inkomensverklaring Belastingdienst (2023), downloaden via site (niet altijd beschikbaar nog)
- Inkomensverklaring Belastingdienst (2022), downloaden via site
- Inkomensverklaring Belastingdienst (2021), downloaden via site
Actuele documenten over het lopende boekjaar (2024), na afronding van het eerste kwartaal
Vaak wordt verplicht gesteld om de documenten te laten opstellen of bevestigen door je boekhouder of accountant. Soms kan dit worden verplicht door de geldverstrekker. Heb je deze niet, dan kan deze verklaring door een externe partij worden verstrekt.
- Gerealiseerde resultaten en prognosecijfers over 2024, bestaande uit:
- De kolommenbalans over de verstreken kwartalen in dit jaar (nu dus 1 kwartaal)
Als er een wens is om het inkomen van 2024 mee te laten tellen in plaats van een eerder jaar, dan is benodigd:
- Een prognose van het verwachte jaarresultaat, waarbij er duidelijk wordt gemaakt welk deel reeds gerealiseerd is en welk deel begroot, uitgewerkt in een
- Concept jaarrekening, inclusief verlies- en winstrekening, met toelichting door een terzake deskundige
- Bewijsstukken van overeengekomen nieuwe toekomstige opdrachten (verkregen / bevestigde orders) ter onderbouwing van de prognose.
Aanvullende stukken bij ontslag uit een loondienstverband
- Bewijsstukken hoogte ontslagvergoeding, zoals een vaststellingsovereenkomst ontslag
- Laatste loonstrook voormalig werkgever
- Bewijsstuk bijschrijving uitbetaling ontslagvergoeding op betaalrekening
Bijzondere situaties
Hieronder beschrijven we wat je moet doen in de vermelde situatie.
Toetreden tot een reeds bestaande onderneming
Deze situatie komt ook regelmatig voor. Omdat deze situatie erg divers is, adviseren we om in deze situatie telefonisch met ons te overleggen welke gegevens er nodig zijn.
Ondanks dat je feitelijk nog niet lang ondernemer bent, is het soms mogelijk om toch een bestendig inkomen verklaard te krijgen op basis van de historiek van de onderneming. Dit is altijd maatwerk.
Van belang is sowieso altijd om duidelijk te maken door middel van een schriftelijke verklaring wat er is gewijzigd of zal wijzigen ten gevolge van de toetreding tot de onderneming om de impact op het resultaat vast te kunnen stellen.
Oprichten nieuwe onderneming
Van alle ondernemingen moeten gegevens worden aangeleverd, ook als er een nieuwe onderneming is gestart. De geldverstrekker wil bijvoorbeeld kunnen vaststellen of er zaken zijn die van invloed kunnen zijn op het inkomen of vermogen van de ondernemer, waardoor er risico’s zijn op de betaalbaarheid van de toekomstige lasten.
Staken activiteiten onderneming
Wanneer je als ondernemer bent gestopt of een onderneming hebt verlaten, wil de geldverstrekker hiervan ook meer weten.
Een geldverstrekker kan een nul-verklaring van je verlangen om hiermee te bewijzen dat er geen aspecten relevant zijn met betrekking tot inkomen of vermogen. Deze verklaring kan worden verstrekt door een reken-expert. Hier zijn wel kosten aan verbonden.
Slapende onderneming
Een slapende onderneming heb je als je wel een inschrijving hebt in de Kamer van Koophandel voor een onderneming, maar waarin geen activiteiten meer plaatsvinden. Een geldverstrekker kan een nul-verklaring van je verlangen om hiermee te bewijzen dat er geen aspecten relevant zijn met betrekking tot inkomen of vermogen. Deze verklaring kan worden verstrekt door een reken-expert. Hier zijn wel kosten aan verbonden.
- Bewijsstukken dat er geen schulden of verplichtingen in de onderneming aanwezig zijn.
- Een verklaring waarom het bedrijf nog ingeschreven is bij de KvK en slapend is.
- Mogelijk moet er een aanvullende verklaring worden verstrekt om bovenstaande te bewijzen. Wij geven dit dan aan.
Andere situaties
Wanneer er een situatie is die hier niet beschreven staat, neem dan altijd contact met ons op zodat we je nadat we de situatie hebben vernomen je kunnen vertellen welke documenten je moet aanleveren.
Gevolgen coronacrisis
Veel ondernemers en ondernemingen zijn geraakt door de coronacrisis. Geldverstrekkers moeten het bestendige inkomen vaststellen. Ook willen zij weten of er mogelijk nog verplichtingen zijn vanuit verkregen overheidssteun.
Om deze reden moet iedere ondernemer een corona-verklaring invullen. Deze kun je De Meeneemhypotheek Coronaverklaring Ondernemers downloaden. Dit document moet je ingevuld en ondertekend aan ons aanleveren tezamen met je overige documenten. Maak duidelijk of er eventuele veranderingen zijn geweest in de bedrijfsvoering.
Het kan zijn dat de geldverstrekker waarbij je een aanvraag doet aanvullend nog een eigen verklaring van je vraagt. Wij bieden je deze verklaring dan aan.
Hieronder staat welke aanvullende documenten er nodig zijn, afhankelijk van de situatie van de onderneming / ondernemer.
Er zijn meerdere situaties mogelijk:
- De onderneming is NIET geraakt door de coronacrisis OF
- De onderneming is WEL geraakt door de coronacrisis en er is WEL financieel herstel aangetoond
- De onderneming is WEL geraakt door de coronacrisis en er is GEEN financieel herstel aangetoond (bijvoorbeeld omdat er nog steeds beperkende coronamaatregelen zijn)
Als de onderneming NIET is geraakt, dan volstaat het aanleveren van de invulde en ondertekende eigen Corona-verklaring.
Als de onderneming WEL is geraakt door de corona-crisis, dan moeten de volgende documenten worden aangeleverd, om de actuele situatie duidelijk te kunnen maken aan de geldverstrekker of de rekenexpert die je inkomensverklaring opstelt.
- Kwartaalcijfers 2024, alle kwartalen, gesplitst per kwartaal
- Resultatenrekening 2024 (verlies- en winstrekening), per maand gesplitst
- Bewijsstukken met betrekking tot verkregen en toegekende overheidssteun (alle soorten)
- Bewijsstukken definitieve toekenning overheidssteun
- Bewijsstukken over de stand van zaken met betrekking toe een eventuele betalingsregeling in verband met overheidssteun
- Bewijsstukken ten aanzien van aanwezige zakelijke reserves
